Klauzula informacyjna dla klientów

Niniejsza klauzula informacyjna dotyczy danych osobowych przetwarzanych przez Grupa Unimax S.A., („Administrator" lub „my”) jako administratora danych osobowych, sposobów, w jakie są one wykorzystywane, a także praw osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt na adres IOD@grupaunimax.pl

W celu prowadzenia działalności Administrator zbiera i wykorzystuje informacje identyfikujące osoby fizyczne (zwane również "danymi osobowymi"), w tym informacje o osobach współpracujących z Administratorem.

W ramach naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych pragniemy Państwa w przejrzysty sposób poinformować dlaczego i w jaki sposób Administrator gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe oraz jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z tym przetwarzaniem.

1. Zakres informacji

Niniejsza klauzula informacyjna skierowana jest do osób fizycznych będących:

1. dostawcami lub kontrahentami Administratora;
2. potencjalnymi dostawcami lub kontrahentami Administratora;
3. kontrahentami klientów Administratora;
4. współpracownikami Administratora,
5. pracownikami Administratora,
6. pełnomocnikami Administratora,
7. pozostałymi osobami, których dane przetwarzane są w związku z przepisami powszechnie obowiązującego prawa (np. w związku z wystawieniem i realizacją faktur)

2. Rodzaje danych osobowych

2.1. Dane podawane przez Klientów

W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Administratorem, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

1. imię i nazwisko,
2. numer PESEL,
3. firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
4. numer NIP lub REGON,
5. dane kontaktowe (adres e-mail lub numer telefonu / fax),
6. stanowisko służbowe,
7. indywidualne numery identyfikacyjne,
8. numer rachunku bankowego.

Administrator informuje, iż w razie zawarcia umowy pomiędzy Klientem a Administratorem, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Państwem i Administratorem.   Skutkiem niepodania danych jest brak możliwości należytego wykonania obowiązków wynikających z umowy.

2.2. Dane zbierane z innych źródeł

Administrator informuje, iż może również pozyskiwać dane osobowe z innych źródeł, takich jak:

1. rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS - w celu weryfikacji informacji podanych przez Kontrahentów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach;
2. podmioty, w których są Państwo zatrudnieni, lub których są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy Administratorem a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego,
3. wewnętrzne bazy danych prowadzone przez Administratora lub spółki zależne

3. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych

3.1. Podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator informuje, że przetwarza dane osobowe wyłącznie, gdy ma ku temu podstawę prawną. Dane są przetwarzane jeśli:

1. jest to niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych,
2. jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych (np. obowiązek wystawienia faktury, udostępnienie danych na żądanie właściwych organów lub sądów),
3. jest to niezbędne w celu realizacji uzasadnionego interesu Administratora, np.:
   1. ustalanie lub dochodzenie roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami,
   1. weryfikacja danych kontrahenta w publicznych rejestrach,
   1. wymiana danych o klientach za pomocą systemów IT funkcjonujących u Administratora

3.2. Cele i okresy przetwarzania danych

Cel przetwarzania	Okres
Wypełnianie zobowiązań umownych	Okres obowiązywania umowy oraz czas przedawnienia roszczeń z zawartych umów
Weryfikacja tożsamości osób	Okres obowiązywania umowy pomiędzy podmiotem zatrudniającym daną osobę oraz Administratorem lub do momentu ustania zatrudnienia takiej osoby
Wymiana danych o klientach	Okres, przez jaki dane o klientach przetwarzane są dla pozostałych celów
Archiwizowanie danych	Okres wskazany w  przepisach powszechnie obowiązującego prawa

4. Przekazywanie danych osobowych

4.1. Przekazywanie danych osobowych w ramach grupy kapitałowej

Administrator przekazuje dane osobowe pracownikom Administratora, a także podmiotom powiązanym z Administratorem [LINK - Lista podmiotów powiązanych]

4.2. Przekazywanie danych osobowych poza grupę kapitałową

Administrator informuje, iż przekazywanie danych poza grupę kapitałową odbywa się w przypadku gdy jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania danych osobowych przez Administratora. Podmiotami (osobami trzecimi) mogą być:

1. podmioty współpracujące z Administratorem w zakresie obsługi IT i systemów IT stosowanych przez Administratora,
2. ograny administracji publicznej
3. sądy
4. podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie

5. Prawa przysługujące Klientom i korzystanie z tych praw

5.1. Przysługujące prawa

Administrator, informuje o przysługujących uprawnieniach w związku z przetwarzaniem danych osobowych, tj.:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
3. prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
4. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
5. prawo do przenoszenia danych;
6. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - jeśli Państwa zdaniem, przetwarzanie danych osobowych Państwa - narusza przepisy RODO.

Skorzystanie z ww. uprawnień wymaga wystosowania pisma na adres siedziby Administratora lub poprzez wypełnienie formularza kontaktowego na stronie internetowej [LINK – formularz kontaktowy]